skip to Main Content
Bewaren Van Persoonsgegevens En Personeelsdossiers: Mag Dat?

Bewaren van persoonsgegevens en personeelsdossiers: mag dat?

Bij het aangaan van een dienstverband zijn er gegevens van werknemers die je op moet slaan. Daar ontkom je niet aan. De gegevens worden bewaard in een personeelsdossier. Een werkgever mag alleen persoonsgegevens opslaan wanneer dit noodzakelijk is om een arbeidsovereenkomst aan te gaan. Het is hierbij belangrijk om goed om te gaan met de privacy. Maar hoe lang mogen persoonsgegevens bewaard worden? Welke gegevens mogen er opgenomen worden in een personeelsdossier? En hoe zit het als gegevens worden gedigitaliseerd?

Hoe lang mag een werkgever persoonsgegevens bewaren?

In eerste instantie hangt dit af van de soort gegevens. Een werkgever is wettelijk verplicht om een aantal persoonsgegevens uit het personeelsdossier voor een bepaalde tijd te bewaren.

Voor de meeste gegevens die in het personeelsdossier bewaard zijn, bestaat geen wettelijk bewaartermijn. Over het algemeen worden deze gegevens maximaal 2 jaar na afloop van een dienstverband verwijderd. Wanneer de gegevens per direct niet meer nodig zijn, moet de werkgever ze gelijk verwijderen. Denk hierbij aan gegevens over functionerings- en beoordelingsgesprekken, arbeidsovereenkomsten en wijzigingen hierin, correspondentie over benoeming, promotie, degradatie en ontslag, afspraken over werkzaamheden voor de ondernemingsraad, getuigschriften en administratieve verzuimgegevens.

Voor fiscale gegevens gelden andere regels. Een werkgever moet fiscale gegevens uit de salarisadministratie 7 jaar na het einde van een dienstverband bewaren. Voor loonbelastingverklaringen en een kopie van het identiteitsbewijs geldt 5 jaar nadat de arbeidsovereenkomst is beƫindigd.

Een werkgever kan gegevens langer bewaren als er een arbeidsconflict tussen de (ex-)werknemer en de werkgever is geweest of als er nog een rechtszaak loopt.

Personeelsgegevens vernietigen

Wanneer de bewaartermijn voorbij is of als het niet meer nodig is om de persoonsgegevens te bewaren, moet het bedrijf de gegevens vernietigen. Een tip voor de werkgever: controleer regelmatig de persoonsgegevens in je administratie. Is het Ć¼berhaupt niet meer nodig om de persoonsgegevens te bewaren? Verwijder ze dan gelijk. Je kunt er ook voor kiezen om de gegevens te anonimiseren.

Voor een digitaal personeelsdossier is er software ontwikkeld om de persoonsgegevens automatisch te vernietigen binnen een aangegeven tijdstip.

Een personeelsdossier digitaliseren

Als werkgever mag je een personeelsdossier digitaliseren. Een tip voor de werkgever: let er wel op dat je het originele dossier pas vernietigt als het digitale dossier door middel van een goede beveiliging veilig is gesteld. Daarnaast moet een werkgever ervoor zorgen dat er slechts een beperkt aantal mensen toegang heeft tot het personeelsdossier.

Ook gelden er voor een digitaal personeelsdossier andere beveiligingsmaatregelen dan een papier dossier. Wanneer je personeelsinformatiesysteem bijvoorbeeld gekoppeld is aan het internet, heb je firewalls nodig om ze te beschermen. Je zult je afvragen waarom je dan zou kiezen voor een online personeelsdossier? Meestal omdat de werknemers hun dossier dan online in kunnen zien.

Hoe zit het met sollicitatiegegevens?

In de meeste gevallen verwijder je de gegevens van een sollicitant uiterlijk 4 weken na de sollicitatieprocedure. Echter, een werkgever mag wel toestemming aan de sollicitant vragen om gegevens langer te bewaren. De reden daarvan zou kunnen zijn om nog eens contact op te kunnen nemen wanneer er een passende functie vrijkomt. Een bewaartermijn van 1 jaar na de sollicitatieprocedure is redelijk.

Vanwege de AVG zijn hier dus strenge regels voor opgesteld. Neem dan contact met me op en ik kijk graag met je mee.

Groet, Maura

Back To Top