Attentie thuiswerkende werknemer: vrije ruimte of niet?

Je werknemers werken al een tijdje thuis en dat kan soms best lastig voor ze zijn. Er is thuis veel afleiding, de balans tussen werk en privé is some zoek, ze hebben weinig contact met collega’s en ook het sociale praatje bij het koffiezetapparaat ontbreekt. Dat verdient een kleine attentie, vind je ook niet? Je wilt ze belonen met een cadeautje onder de € 25,-. Bijvoorbeeld een bosje bloemen, chocolaatjes of een lekker wijntje. Maar valt dit in de vrije ruimte? Of valt dit onder de kleine geschenkregeling? Ik kan me voorstellen dat je hier vragen over hebt. Ik leg het je hieronder uit.

Is loon een geschenk?

Geschenken van de werkgever – denk hierbij aan beloningen, sinterklaasgeschenken en kerstgeschenken – behoren in principe tot loon. Ze vallen dan in de vrije ruimte van de werkkostenregeling.

Als de werkgever een cadeautje van maximaal € 25,- geeft, is het onder de kleine geschenkregeling onbelast. De werkgever moet dan wel voldoen aan de hiernavolgende drie voorwaarden:

1. De werkgever geeft een persoonlijke attentie in situaties waarin hij ook anderen zo’n attentie zou geven.
2. De werkgever geeft geen geld of een waardebon.
3. De factuurwaarde (inclusief btw) van de attentie is maximaal € 25,-. Je hoeft eventuele bezorgkosten niet mee te rekenen als die kosten op de factuur zijn gespecificeerd of apart zijn gefactureerd.

Als het geschenk niet aan deze voorwaarden voldoet, dan kan het alsnog opgenomen worden in de vrije ruimte binnen de werkkostenregeling.

Attentie voor thuiswerkende werknemers

Wanneer de werkgever een attentie wil geven omdat de werknemer al een tijdje vanuit huis moet werken ligt de situatie anders. De werknemer moet omwille van de coronamaatregelen thuiswerken. Een situatie wat buiten de macht van de werkgever ligt. Dit maakt het geschenk geen persoonlijke attentie en om deze reden is de kleine geschenkregeling niet van toepassing, maar kan het wél in de vrije ruimte worden opgenomen.

Wat is vrije ruimte?

Een werkgever kan onbelast een geschenk, attentie of vergoeding aan een werknemer geven. Binnen de werkkostenregeling betekent dit dat je een percentage van de fiscale loonsom – tot en met € 400.000,- – mag besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor je werknemers. Dit noem je dan de ‘vrije ruimte’ en over deze vrije ruimte betaal je geen loonbelasting. Over alles wat je daarboven vergoedt, betaal je een eindheffing van 80 procent.

Percentage vrije ruimte in 2021

Vanwege de coronacrisis heeft het kabinet een nieuwe belastingmaatregel getroffen. De vrije ruimte van de werkkostenregeling wordt voor het jaar 2021 eenmalig verhoogd van 1,7% naar 3% voor de eerste € 400.000,- van de loonsom per werkgever. Zo kunnen werkgevers hun werknemers tijdelijk tegemoetkomen. Dit geldt voor een attentie als een bos bloemen of chocolade, maar ook voor eventuele extra kosten die werknemers maken vanwege het thuiswerken.

Kosten voor thuiswerken

Wanneer de werknemer thuiswerkt, brengt dat meestal extra kosten met zich mee. Denk hierbij aan energiekosten en de kosten voor het gebruik van de telefoon en het internet. Maar natuurlijk ook arbovoorzieningen en ICT-middelen. Ook deze kosten kunnen binnen de vrije ruimte van de werkkostenregeling belastingvrij aan de werknemer worden vergoed.

Mijn advies

Zoals je ziet is het regelen van een (zakelijke) attentie ingewikkelder dan je denkt. Er komt heel wat kijken bij de administratieve afhandeling voor de Belastingdienst. Door het correct en slim toepassen van de verschillende werkkostenregelingen kun je als werkgever onnodige extra (loon-)heffingen voorkomen bij de aanschaf van attenties voor thuiswerkers. En hoe zit het met de vergoeding van thuiswerkkosten? Onbelaste verstrekking van een thuiswerkvergoeding kan alleen als er nog vrije ruimte over is. Heb je nog vragen of wil je in gesprek gaan om bovenstaande kwestie voor jouw situatie te bespreken? Neem dan contact met ons op.

Groet,

Maura