Mag ik het vakantiegeld van mijn werknemers later uitbetalen?
Als het goed is hebben je medewerkers inmiddels hun vakantiegeld ontvangen. Het zou kunnen zijn dat je, door de coronacrisis, het vakantiegeld niet op tijd kon uitbetalen. In deze blogpost wordt uitgelegd hoe je hiermee om kunt gaan.
De basisregels van vakantiegeld
In principe gelden er voor het vakantiegeld een aantal basisregels:
- Het vakantiegeld dient minimaal 8% van het bruto jaarsalaris te bedragen.
- Dit bruto jaarsalaris wordt verrekend over de periode van 1 juni t/m 31 mei.
- Het vakantiegeld dient in mei te worden uitbetaald, tenzij je dit schriftelijk anders hebt afgesproken met je werknemer(s).
- Gaat je werknemer uit dienst? Dan bereken je het bedrag waar hij op het moment van uitdiensttreding recht op heeft, en betaal je dit samen met zijn laatste salaris uit (de eindafrekening).
- Wanneer een werknemer meer dan 3 keer het minimumloon verdient, heb je het recht om met die medewerker een maximumbedrag aan vakantiegeld af te spreken. Bijvoorbeeld maximaal 3 keer het minimumloon.
Voor de volledige regels kun je de wet minimumloon en minimumvakantiebijslag raadplegen.
Let op! Het kan zijn dat je cao afwijkt van bovenstaande regels. Controleer dus of in de cao voor jouw bedrijfstak bepalingen zijn opgenomen over het vakantiegeld. Wanneer je bedrijf niet gebonden is aan een cao, is het toegestaan om zelf afspraken met je werknemers te maken. Echter is het verplicht om een minimum van 8% over het bruto jaarsalaris uit te betalen.
De betaling van het vakantiegeld uitstellen
Het is niet zomaar toegestaan om het uitbetalen van het vakantiegeld uit te stellen. Wel mag je schriftelijk met de werknemer een ander moment van uitbetaling afspreken. Bijvoorbeeld wanneer er sprake is van een (tijdelijke) financiële crisis.
Wel dient je werknemer het nadrukkelijk eens te zijn met de latere uitbetaling van het vakantiegeld. Je mag een werknemer nooit onder druk zetten om akkoord te gaan met het voorstel en de afspraken dienen altijd schriftelijk te worden vastgelegd.
Heb je echter vooraf geen duidelijke afspraken op papier gezet, maar ben je door een noodsituatie (zoals de coronacrisis) in de problemen gekomen met de uitbetaling, dan kun je via de overheid compensatie krijgen voor je loonkosten.
De berekening van het vakantiegeld
Voor de berekening van het vakantiegeld geldt een standaard formule:
Bruto maandsalaris X gewerkte maanden X percentage vakantiegeld = uit te betalen vakantiegeld.
Wanneer een werknemer bijvoorbeeld op 1 juli 2019 in dienst is gekomen en een bruto maandsalaris van €2500 verdient, dan ontvangt hij normaal gesproken in mei 2020 het volgende (bruto) bedrag: €2500 X 11 maanden X 0,08 = €2200.
Omdat het uitbetalen van vakantiegeld verplicht is, is het aan te raden om als ondernemer het maandelijkse opgebouwde vakantiegeld per medewerker te reserveren. Op deze manier kun je voorkomen dat je in mei niet voldoende geld hebt om het vakantiegeld uit te betalen. Wanneer er geen afspraken over het uitbetalen van het vakantiegeld zijn gemaakt, en je geen compensatie bij de overheid hebt aangevraagd, kun je een boete krijgen wanneer het vakantiegeld niet op tijd op de rekening van de werknemer staat.
De officiële term voor vakantiegeld
De veelgebruikte term ‘vakantiegeld’ gaat eigenlijk over iets anders dan het bedrag dat de meeste werknemers in mei of juni ontvangen. Vakantiegeld is namelijk het gebruikelijke loon dat een werknemer tijdens zijn vakantie ontvangt.
Het bedrag dat normaalgesproken in mei wordt uitbetaalt heet officieel vakantietoeslag (of vakantiebijslag). Zorg er dus voor, om verwarring te voorkomen, dat bij de uitbetaling en de reservering van dit bedrag de term ‘vakantietoeslag’ op de loonstrook wordt vermeld.
Heb jij het vakantiegeld dit jaar niet op tijd uit kunnen betalen en heb je hulp nodig bij het aanvragen van een compensatie óf het opstellen van een schriftelijke overeenkomst? Neem dan gerust contact met mij op. Ik help je graag!
Groet,
Maura