12 vragen en antwoorden met betrekking tot vakantiedagen

Het is alweer het einde van de zomervakantie. De meeste werknemers met kinderen zijn al op vakantie geweest of zijn op dit moment heerlijk aan het genieten van hun vrije tijd. Maar ook juist in september en oktober zijn er veel medewerkers die graag een periode vrij nemen, omdat zij tijdens de zomer hebben doorgewerkt. Zo’n vakantieperiode roept vaak vragen op. Daarom zal ik hieronder de 12 meest gestelde vragen met betrekking tot vakantiedagen beantwoorden.

1. Wat is het minimaal aantal vakantiedagen waar mijn medewerkers recht op hebben?

Volgens de wet heeft een medewerker recht op 4 keer het aantal gewerkte uren per week. Het exacte aantal kan echter per sector of werkgever verschillen, maar het mag in ieder geval niet minder dan dat zijn. Wanneer een medewerker bijvoorbeeld een contract heeft van 32 uur per week, dan heeft hij of zij recht op (4 x 32 =) 128 uur vakantie. Dit komt neer op 16 vakantiedagen bij een werkdag van 8 uur. Werknemers hebben dus wettelijk gezien recht op ten minste 4 weken vakantie per jaar. Uiteraard kan de medewerker er ook voor kiezen om alleen dagdelen of losse uren op te nemen.

2. Een medewerker dient een vakantieverzoek in van 2 uur, mag dat?

Ja, dat mag. Als werkgever ben je verplicht om vakantie in uren te verlenen. Hierop kan een uitzondering worden gemaakt wanneer gewichtige bedrijfsbelangen zich daartegen verzetten. Medewerkers dienen namelijk altijd de mogelijkheid te hebben om bijvoorbeeld een reparateur te ontvangen of (met een kind) naar de huisarts te gaan.

3. Wat is het verschil tussen wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen?

Wettelijke vakantiedagen zijn de vakantiedagen waar de medewerker volgens de wet recht op heeft. Zie hiervoor ook het antwoord op vraag 1. Bovenwettelijke vakantiedagen zijn de vakantiedagen die je een medewerker boven op de wettelijke dagen aanbiedt. Wanneer een medewerker bijvoorbeeld een contract heeft van 32 uur per week en beschikt over 22 vakantiedagen, dan zijn 16 dagen wettelijke vakantiedagen en de overige 6 bovenwettelijke vakantiedagen.

4. Hoelang blijven vakantiedagen geldig?

Voor wettelijke vakantiedagen geldt dat deze een half jaar ná het jaar dat ze zijn ‘opgebouwd’ verlopen. De wettelijke vakantiedagen van 2020 verlopen dus bijvoorbeeld op 1 juli 2021. Bovenwettelijke vakantiedagen blijven echter 5 jaar lang geldig. Het is van belang dat je jouw medewerkers de ruimte geeft om hun vakantiedagen op te nemen en ook te attenderen op het vervallen van de wettelijke vakantiedagen.

5. Is het mogelijk om vakantiedagen te kopen of verkopen?

Het is voor een werknemer, tijdens de duur van het dienstverband, niet mogelijk om wettelijke vakantiedagen te verkopen. Bij het beëindigen van het dienstverband kunnen de openstaande vakantie-uren van de wettelijke vakantiedagen wel in geld worden omgezet. Voor bovenwettelijke vakantiedagen geldt dat ze wel gedurende het dienstverband kunnen worden omgezet in geld als dit zo is afgesproken in het contract of in de cao.

Wil een medewerker juist vakantiedagen bijkopen? Dan kan dit wanneer dit in de cao is opgenomen óf wanneer er hier onderling schriftelijke afspraken over zijn gemaakt. Let hierbij wel op dat dit ook goed meegenomen wordt in de salarisadministratie.

6. Hoe kun je voorkomen dat medewerkers hun vakantiedagen gaan opsparen?

Door onderscheid te maken tussen wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen probeert de overheid dit tegen te gaan. Medewerkers dienen nu namelijk regelmatig vakantiedagen op te nemen om te voorkomen dat hun wettelijke verlof vervalt. Voor bovenwettelijke vakantiedagen is dit niet het geval, waardoor het nog steeds mogelijk is om vakantiedagen op te sparen.

Het is niet mogelijk om medewerkers te verplichten om bovenwettelijke vakantiedagen op te nemen, maar je kunt natuurlijk wel afspraken maken over de maximale duur van een vakantie. Op deze manier kun je alsnog voorkomen dat medewerkers in één keer 2 maanden lang vakantie opnemen. Zijn er medewerkers die gewoon niet graag met vakantie gaan? Geef dan de mogelijkheid om hun bovenwettelijke vakantiedagen te verkopen.

7. Op welke manier dient een vakantieaanvraag ingediend te worden?

Wil een medewerker vakantie opnemen? Dan dient dit altijd (tijdig) bij de werkgever aangevraagd te worden. Het is aan te raden om hier een duidelijk proces over af te spreken en vast te leggen. Veel ondernemers kiezen er daarom voor om het proces voor verlofaanvragen digitaal te organiseren. Hierdoor behoud zowel jij als werkgever, als de werknemer goed overzicht. Het belangrijkste is dat je snel verlofaanvragen terug kunt vinden, je overzichtelijk hebt wie wanneer weg is en je het actuele saldo kunt delen. Op deze manier voorkom je misverstanden en discussie.

Let op! Wanneer je als werkgever niet binnen twee weken op een verlofaanvraag reageert, dan is de aanvraag automatisch geaccepteerd zoals ingediend. Zorg dus dat je altijd binnen twee weken terugkoppeling geeft op de vakantie-aanvraag.

8. Mag je als werkgever een vakantie-aanvraag weigeren?

Werknemers hebben recht op vakantie en daarom mag een verlofaanvraag in principe niet worden geweigerd. Er zijn echter drie situaties waarvoor een uitzondering geldt:

• Er is gewichtige reden of een zwaarwegend bedrijfsbelang. Hiervan is bijvoorbeeld sprake wanneer de vakantie leidt tot een ernstige verstoring van de bedrijfsvoering. De gevolgen van de bedrijfsvoering moeten in die situatie worden afgewogen tegen de gevolgen van het niet accepteren van de verlofaanvraag.
• Er is sprake van een te laag verlofsaldo voor de aangevraagde duur van de vakantie.
• Er is binnen jouw cao sprake van een collectieve vakantie, zoals in de bouw (bouwvak) en in het onderwijs.

Indien je een vakantie-aanvraag wilt weigeren, dient het bezwaar binnen twee weken te zijn gemaakt. De medewerker dient dan wel op een later moment alsnog vakantie op te kunnen nemen.

9. Kan je een goedgekeurde vakantie-aanvraag alsnog intrekken?

Wanneer een verlofaanvraag eenmaal is goedgekeurd, mag dit niet zomaar weer worden teruggedraaid. Dit is alleen mogelijk bij een zwaarwegend bedrijfsbelang, waarbij geldt dat dit altijd eerst moet worden overlegd met de medewerker. Wanneer een medewerker hiervoor zijn vakantie moet annuleren of afbreken, dan ben je als werkgever verplicht om alle gemaakte kosten te vergoeden.

Andersom geldt ook dat een werknemer niet zomaar zijn ingediende vakantie-aanvraag weer mag intrekken. Ook dit dient eerst met de leidinggevende te worden overlegd en na toestemming kan de vakantie eventueel worden ingetrokken of verplaatst.

10. Hoe werkt het als een medewerker ziek wordt tijdens zijn vakantie?

Wordt een medewerker ziek tijdens zijn of haar vakantie? Dan worden deze dagen gezien als ziektedagen. De betreffende vakantiedagen komen dan te vervallen en kunnen op een later moment alsnog worden opgenomen. De medewerker dient zich tijdens de dagen dat hij of zij ziek is wel te houden aan het verzuimprotocol van je bedrijf.

11. Worden er vakantiedagen opgebouwd wanneer een medewerker (langdurig) ziek is of zwangerschapsverlof heeft?

Een medewerker die ziek is bouwt normaal gesproken gewoon vakantiedagen op. Voor bovenwettelijke vakantiedagen geldt hetgeen wat hiervoor specifiek is vastgelegd in de cao of het contract. Als een medewerker langdurig ziek is en kan aantonen dat hij of zij niet binnen de geldende vervaltermijn de vakantiedagen op kan nemen, dan zijn alle niet opgenomen dagen nog vijf jaar geldig.

Ook tijdens zwangerschapsverlof, bevallingsverlof en geboorteverlof (voor partners) bouwen medewerkers de wettelijke vakantiedagen op.

12. Kan ik als werkgever mijn medewerkers verplichten om vakantie op te nemen?

Als ondernemer mag je dagen (bijvoorbeeld brugdagen) aanwijzen waarop werknemers verplicht vakantie op moeten nemen. Dit is echter alleen toegestaan wanneer dit duidelijk is vastgelegd in de cao of arbeidsovereenkomst. Deze dagen gaan dan van het vakantiesaldo van de medewerker af. Het is echter niet toegestaan om medewerkers te verplichten vakantiedagen op te nemen wanneer er onvoldoende werk is of als je wilt zorgen voor een spreiding van de vakanties. Hier kun je natuurlijk wel afspraken met je medewerkers over maken.

Heb jij nog andere vragen over vakantiedagen en kom je er zelf niet uit? Neem dan gerust contact met mij op. Ik beantwoord ze graag. Voor wie nog mag: een fijne vakantie!

Groet,
Maura