Thuiswerkvoorzieningen: kosten optellen bij het belastbaar loon?

De coronacrisis en thuiswerken. Er lijkt voorlopig nog geen eind aan te komen. Veel werknemers werken al sinds maart 2020 thuis. Anderen zijn in de afgelopen maanden weer wat vaker naar kantoor gegaan, maar zijn sinds de aanscherping van de coronamaatregelen in oktober toch weer volledig thuis gaan werken. Niet wetende hoelang deze situatie nog gaat duren, is het logisch dat medewerkers steeds meer verlangen naar een goed ingerichte thuiswerkplek. En jij als werkgever kunt daarin voorzien. Maar moeten de kosten voor thuiswerkvoorzieningen dan ook meegeteld worden bij het belastbaar loon van de medewerker? Ik vertel er je hieronder meer over.

Thuiswerkvoorzieningen die vallen onder het noodzakelijkheidscriterium

Laptops, computers, mobiele communicatiemiddelen, gereedschappen etc. die de werkgever aan de werknemer verstrekt, of een vergoeding daarvoor geeft, hoeven niet te worden meegeteld bij het belastbaar loon, mits deze hulpmiddelen voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium.

Een hulpmiddel voldoet aan het noodzakelijkheidscriterium als:

• De werknemer zijn werk volgens de werkgever niet uit kan voeren zonder dit hulpmiddel.
• De werkgever dit hulpmiddel, of een vergoeding hiervoor, aan de werknemer verstrekt, zonder dat hij hiervoor kosten doorberekent aan de werknemer.
• De werknemer dit hulpmiddel, of (een deel van) de vergoeding aan de werkgever teruggeeft zodra hij dit niet meer nodig heeft voor zijn werk. Óf als hij de restwaarde van dit hulpmiddel aan de werkgever betaalt.

Thuiswerkvoorzieningen die voor minstens 90 procent zakelijk worden gebruikt

Voldoen de hulpmiddelen niet aan het noodzakelijkheidscriterium, maar worden ze wel voor ten minste 90 procent zakelijk gebruikt? Ook dan hoeven de kosten hiervoor niet meegenomen te worden in het belastbaar loon van de werknemer.

Thuiswerkvoorzieningen ná de coronacrisis

Stel, de coronacrisis is voorbij en medewerkers kunnen weer naar kantoor komen. Moet je dan de kosten voor deze voorzieningen óf een vergoeding hiervoor alsnog (deels) meetellen bij het belastbaar loon?

Dat ligt eraan of de thuiswerkvoorzieningen op dat moment nog steeds voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium. Wanneer volgens de werkgever een verstrekt hulpmiddel niet meer nodig is om het werk goed te kunnen doen, dan dient de werknemer een deel van de vergoeding terug te betalen aan de werkgever, of de restwaarde van het hulpmiddel aan de werkgever te betalen. Als dit niet gebeurt dient de restwaarde, van het moment dat het hulpmiddel niet meer noodzakelijk is, bij het belastbare loon van de werknemer opgeteld te worden. Het is ook een optie om de restwaarde aan te wijzen als eindheffingsloon.

Zijn volgens de werkgever de thuiswerkvoorzieningen nog steeds nodig om het werk goed te kunnen doen? Dan hoeven de vergoeding en/of kosten van de hulpmiddelen nog steeds niet meegeteld te worden bij het belastbare loon van de medewerkers.

Voorbeeld 1

Een medewerker koopt een laptop van €1500. Jij als werkgever vergoedt deze aankoop. De medewerker werkt vervolgens 10 maanden thuis met deze laptop, maar gaat na de coronacrisis weer volledig op kantoor aan het werk. Je besluit dat de medewerker niets hoeft terug te betalen van de vergoeding die hij daarvoor heeft ontvangen. In plaats daarvan tel je de restwaarde van de aangeschafte laptop, vanaf het moment dat deze niet meer noodzakelijk is voor het werk, mee bij het belastbare loon van de medewerker.

Dit ziet er als volgt uit: stel dat de levensduur van de laptop 3 jaar is en de restwaarde is na die 3 jaar €150. De afschrijving per jaar is €450. De afschrijving over de eerste 10 maanden dat de laptop door de medewerker thuis is gebruikt, is dus €375 (€450 / 12 x 10). De restwaarde van de laptop na het eerste halfjaar is €1225. Dit bedrag tel je vervolgens op bij het belastbare loon van de medewerker.

Voorbeeld 2

Een medewerker schaft een beeldscherm aan van €400 om beter thuis te kunnen werken. Jij vergoedt deze aankoop. Na 10 maanden thuiswerken is de coronacrisis voorbij en spreken jullie af dat hij weer gedeeltelijk op kantoor komt werken, maar dus ook nog gedeeltelijk thuis blijft werken. Wanneer jij als werkgever vindt dat hij op dat moment het beeldscherm nog steeds nodig heeft om goed thuis te kunnen blijven werken, telt deze vergoeding (nog) niet mee voor het belastbare loon.

Thuiswerkvoorzieningen betalen met behulp van het IKB

Wanneer een medewerker aangeeft een hulpmiddel nodig te hebben waarvan jij als werkgever denkt dat dat niet per se nodig is, of als hij of zij een duurdere versie aan wil schaffen dan noodzakelijk is om de werkzaamheden uit te kunnen voeren, dan kan er gebruik gemaakt worden van het individueel keuzebudget (IKB).

Als een hulpmiddel niet aan het noodzakelijkheidscriterium voldoet, is het ook mogelijk om aan je medewerker een bijdrage van zijn nettoloon te vragen om dit hulpmiddel aan te schaffen. De factuurwaarde van dit hulpmiddel, verminderd met de eigen bijdrage, hoort dan bij het belastbare loon van de medewerker. Wanneer je als werkgever om een bijdrage vraagt uit het IKB van de medewerker, dan dient de volledige factuurwaarde van het hulpmiddel bij het belastbare loon van de medewerker te worden opgeteld.

De eigen bijdrage wordt echter niet bij het belastbare loon van de medewerker opgeteld als er aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:

• De werknemer gebruikt het hulpmiddel op en buiten de werkplek.
• De werknemer gebruikt het hulpmiddel voor minstens 90 procent zakelijk.

Uiteraard dient de werkgever altijd aan te kunnen tonen dat aan de voorwaarden wordt voldaan. Heb je hier hulp bij nodig of is iets uit bovenstaande uitleg niet duidelijk, dan mag je uiteraard altijd contact opnemen met vhm | abc. Ik help je graag verder!

Groet,
Maura