De werkkostenregeling (WKR): wat is het en hoe werkt het?
Ben je een ondernemer mét personeel? Dan heb je vast en zeker al te maken gehad met de werkkostenregeling, afgekort naar WKR. Om de regelgeving rondom vergoedingen en verstrekkingen te versimpelen, is sinds 1 januari 2015 de WKR ingevoerd. Toch blijft het een ingewikkeld onderwerp. Want welke vergoedingen of verstrekkingen zijn belast en welke zijn onbelast? Ik leg het je uit!
Wat is het precies; de werkkostenregeling (WKR)
De WKR geeft je als werkgever ‘vrije ruimte’ om een percentage* van de fiscale loonsom – tot en met € 400.000,- – te kunnen besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor je personeel. Je betaalt over dit bedrag geen loonbelasting. We praten hier over vergoedingen die niet direct gelinkt zijn aan de werkzaamheden. Zie het als een vorm van loon in natura.
* In verband met de coronacrisis gelden voor 2021 de volgende percentages: tot een loonsom van € 400.000,- geldt in 2021 een opbouw van 3 procent. Eigenlijk zou het worden verlaagd naar 1,7 procent. Over de loonsom boven de € 400.000,- bouw je 1,18 procent vrije ruimte op.
Vergoedingen en verstrekkingen boven de vrije ruimte
Als werkgever is het belangrijk dat je niet meer besteedt dan volgens de vrije ruimte is toegestaan. Overschrijd je het bedrag? Dan betaal je over alles wat je daarboven vergoedt een eindheffing van 80 procent. Je kunt bepaalde zaken onbelast vergoeden of verstrekken door gebruik te maken van de gerichte vrijstellingen, nihilwaarderingen of intermediaire kosten.
Soorten vergoedingen en verstrekkingen
Om hoge kosten te voorkomen is het belangrijk om te weten welke vergoedingen en verstrekkingen wel of niet ten koste gaan van je vrije ruimte.
De vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers kunnen ingedeeld worden in vijf groepen:
- gerichte vrijstellingen;
- nihilwaarderingen;
- intermediaire kosten;
- overige posten buiten de vrije ruimte;
- de vrije ruimte.
Gerichte vrijstellingen
Bepaalde vergoedingen en verstrekkingen zijn door De Belastingdienst vrijgesteld. Dit zijn de gerichte vrijstellingen. Deze vrijstellingen kun je onbelast vergoeden en gaan niet ten koste van je vrije ruimte. Maar welke zaken vallen er onder deze gerichte vrijstellingen? Ik heb ze voor je op een rijtje gezet. Dit zijn bijvoorbeeld:
- OV-abonnementen;
- reiskosten tot € 0,19 per kilometer;
- kosten van verhuizing voor werk;
- kosten van maaltijden bij overwerk;
- laptops;
- cursussen, seminars en opleidingen;
- zakelijke overnachtingen;
- vergoeding voor het aanvragen van een VOG;
- kosten voor een tijdelijke uitzending naar het buitenland.
Nihilwaardering
Ook voorzieningen en materialen op of gerelateerd aan de werkplek gaan niet ten koste van je vrije ruimte. Dit wordt gezien als nihilwaardering. Ik geef je een aantal voorbeelden:
- vaste voorzieningen, zoals een bureau, pennen, papier, vaste telefoon en het kopieerapparaat;
- tablet of een laptop;
- smartphone;
- ter beschikking gestelde bedrijfskleding;
- koffie, fruit, thee en Cup-a-soup op de werkplek;
- verplichte arbovoorzieningen;
- bedrijfsfitness óp de werkplek;
- huisvesting.
Intermediaire kosten
Dit zijn kosten die de werknemer voor jou als werkgever heeft gemaakt. Je werknemer declareert vervolgens deze kosten bij jou. Denk hierbij aan het betalen of voorschieten van:
- een zakelijke lunch;
- parkeerkosten;
- een relatiegeschenk.
Over deze vergoedingen hoef je geen belasting te betalen, omdat het niet wordt gezien als loon. Het gaat dus ook niet ten koste van je vrije ruimte.
Overige posten buiten de vrije ruimte
Er zijn ook nog overige posten die niet onder de voorgaande categorieën worden geschaald, maar wél buiten de vrije ruimte vallen. Dit zijn:
- pensioenpremie;
- jubileumuitkeringen;
- eenmalige uitkeringen bij overlijden;
- kleine geschenken die buiten de werkgever – werknemer relatie vallen.
Vergoedingen binnen de vrije ruimte
Als de vergoeding binnen de vrije ruimte valt, is het ook vrijgesteld van belasting. Zoals eerder gezegd, wordt de vrije ruimte bepaald op basis van een percentage van de fiscale loonsom tot en met €400.000,- plus. Je kunt deze dus besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan je werknemers. Vergoedingen en/of verstrekkingen die onder de vrije ruimte vallen zijn onder andere:
- kerstpakketten en andere kleine geschenken;
- bedrijfsfitness buiten de werkplek;
- personeelsfeesten en personeelsreizen.
Hoe zorg je voor een correcte administratie?
Voor een goede verwerking van alle vergoedingen en verstrekkingen kun je de volgende stappen doorlopen:
Stap 1. Bepaal of een vergoeding of verstrekking valt onder een van de volgende categorieën:
- gerichte vrijstellingen;
- nihilwaarderingen;
- intermediaire kosten;
- overige posten buiten de vrije ruimte.
Bij deze posten kun je de vergoeding of verstrekking onbelast vergoeden én ze gaan niet ten koste van je vrije ruimte.
Stap 2. Vergoeding uit de vrije ruimte?
Je kunt er nu voor kiezen om een bepaalde vergoeding aan te wijzen als een vergoeding uit de vrije ruimte. Als deze vergoeding voldoet aan de gebruikelijkheidstoets, kan de vergoeding onbelast aan de werknemer worden uitgekeerd. De meest voorkomende vergoedingen en verstrekkingen uit de vrije ruimte zijn hierboven vermeld.
Stap 3. Verwerken belast loon.
Alle vergoedingen en verstrekkingen die niet zijn aangewezen als vergoeding uit de vrije ruimte moeten worden verwerkt als belast loon.
Stap 4. Bepaal hoeveel vrije ruimte je hebt opgebouwd.
Als je het bedrag van de vrije ruimte overschrijdt, dan moet je over het bedrag boven de vrije ruimte 80 procent belasting betalen. Dit gaat in de vorm van een eindheffing in de loonaangifte van januari.
Er zijn dus genoeg mogelijkheden om onbelast vergoedingen en verstrekkingen uit te keren aan je werknemers. Je moet alleen weten wat de regels zijn. Is het je nog wat onduidelijk? Neem dan contact op. Ik help je graag verder.
Groet, Maura