Wat mag je belastingvrij vergoeden bij thuiswerken tijdens de coronacrisis?
Door het coronavirus werkt een groot deel van de medewerkers thuis. In veel gevallen komen er bij thuiswerken extra kosten kijken voor de medewerker. In deze blogpost leg ik uit welke kosten je als werkgever belastingvrij mag vergoeden.
Vergoeding voor de thuiswerkplek
Om gezond en productief thuis te kunnen werken, dient er een goede werkplek ingericht te zijn in huis. Helaas is het in de meeste gevallen niet mogelijk om voor de eventuele kosten hiervan een onbelastbare vergoeding te geven. Dit is echter wel mogelijk wanneer het gaat om een zelfstandige werkplek. Dat wil zeggen: de werkplek heeft een eigen ingang, eigen sanitair én de werkplek van de werknemer wordt door jou als werkgever gehuurd. In dat geval mag je onbelastbare vergoedingen geven voor bijvoorbeeld energie of het ter beschikking stellen van een bureau.
Vergoeding voor computerapparatuur, communicatiemiddelen en internet
Alle apparatuur die nodig is om de medewerker zijn functie uit te kunnen laten voeren tijdens het thuiswerken, mag belastingvrij worden vergoed of verstrekt. Denk hierbij aan een laptop, toetsenbord, muis, mobiele telefoon, headset, etc. Hetzelfde geldt voor een internetabonnement. Houd er bij een abonnement voor meerdere voorzieningen, zoals internet, telefonie en televisie, rekening mee dat je een redelijke schatting dient te maken van de kosten die van toepassing zijn op het gebruik tijdens werktijd. Alleen dit deel kan namelijk onbelast worden vergoed.
Vergoeding voor niet-noodzakelijke hulpmiddelen gedurende het thuiswerken
Voor personeel dat verplicht moet thuiswerken, zal er waarschijnlijk weinig discussie ontstaan over de noodzakelijkheid van een laptop etc. Niet-noodzakelijke hulpmiddelen kunnen bovendien ook onbelast worden vergoed, wanneer de werknemer deze voor 90% of meer zakelijk gebruikt.
Indien een werknemer een niet-noodzakelijk hulpmiddel voor minder dan 90% zakelijk gebruikt, dan is dit in eerste instantie belast bij de werknemer. Maar het is ook mogelijk om dit onder te brengen in de werkkostenregeling, zodat het alsnog onbelast blijft. Uitsluitend wanneer je over de vrije ruimte van dit jaar heengaat, betaal je als werkgever 80% eindheffing.
Let op! De vrije ruimte is dit jaar verhoogd naar 1,7% van de loonsom tot €400.0000 en 1,2% over de loonsom die daar bovenop komt.
Wat gebeurt er na de coronacrisis met de door jou beschikbaar gestelde apparatuur en hulpmiddelen?
Zodra de coronacrisis voorbij is en je medewerkers niet meer thuis hoeven te werken, dienen zij de ter beschikking gestelde apparatuur en hulpmiddelen weer terug te geven. Het is ook een optie om ze dit in privé over te laten nemen en jou hiervoor een redelijke vergoeding te laten betalen.
Het kan natuurlijk zijn dat het thuiswerken zo goed is bevallen, dat dit ook na de crisis door wordt gezet. Bijvoorbeeld door je medewerkers, voor wie dat wil, 1 dag per week thuis te laten werken. In dit geval is het verstandig om een bruikleenovereenkomst op te stellen. In deze overeenkomst worden verdere afspraken gemaakt, over het lenen van bijvoorbeeld een laptop, in aanvulling op de arbeidsovereenkomst.
Voor meer informatie over vergoedingen en verstrekkingen van de werkgever aan de werknemer, verwijs ik je graag naar de website van de Belastingdienst. Uiteraard mag je ook altijd contact met mij opnemen.
Groet, Maura