Alle regels op een rij voor een vaste kostenvergoeding

Wil je af van die losse declaraties per werknemer? Dan kun je ervoor kiezen om een vast bedrag per dag, week of maand te vergoeden. Regelmatig terugkerende en kleine bedragen kunnen dan worden omgezet naar een vaste vergoeding. En dat scheelt je een hoop administratieve rompslomp. Maar let wel op; vaste kostenvergoedingen kennen eigen fiscale regels en wetten.

Welke kosten zijn onbelaste vaste kosten?

Het is mogelijk om je werknemers de kosten netto uit te laten betalen. De kosten zijn dan onbelast. Onder de onbelaste vaste kostenvergoedingen vallen (aangewezen) gerichte vrijstellingen en intermediaire kosten. Deze vergoedingen komen niet ten laste van de vrije ruimte.

Gerichte vrijstellingen

Vergoedingen met een gerichte vrijstelling moeten altijd worden aangewezen. Dit geldt ook wanneer ze onderdeel zijn van een onbelaste vaste kostenvergoeding.

Voorbeelden van vergoedingen met een gerichte vrijstelling kunnen zijn:

• OV-kosten;
• reiskosten tot € 0,19 per kilometer;
• kosten voor maaltijden bij overwerk;
• het aanvragen van een verklaring omtrent gedrag (VOG);
• verhuiskosten die gemaakt worden voor werk.

Intermediaire kosten

Intermediaire kosten zijn kosten die een werknemer voorschiet en op een later moment van de werkgever terugkrijgt. Deze vergoedingen zijn geen loon voor de werknemer en de werkgever kan deze daarom onbelast vergoeden. Voorbeelden van deze kosten zijn:

• Kantoorbenodigdheden
• Relatiegeschenken
• Benzinekosten
• Parkeerkosten
• Kosten voor thuiswerken

Belangrijke voorwaarden

Om onbelaste kostenvergoedingen aan je werknemers uit te kunnen betalen moet er wel worden voldaan aan een aantal voorwaarden:

• Omschrijf de intermediaire kosten en gerichte vrijstelling per kostenpost, inclusief een schatting van het bedrag.
• Specificeer de kosten; laat zien uit welke bedragen de vaste kostenvergoeding is opgebouwd.
• Wijs de kostenvergoeding waar een gerichte vrijstelling voor geldt aan als eindheffingsloon. Door de vrijstelling die geldt, gaat dit niet ten laste van de vrije ruimte.
• Is je werknemer voor een langere periode ziek? Zet dan de vaste kostenvergoeding stop.
• Voer vooraf een kostenonderzoek uit.

Wat is een kostenonderzoek?

Vaste kostenvergoedingen zijn alleen mogelijk wanneer er vóór de betaling onderzoek is gedaan naar de kosten die ook daadwerkelijk zijn gemaakt. Dit moet je kunnen aantonen bij De Belastingdienst en gaat minimaal 3 maanden terug. De werknemers moeten dus hun bonnetjes of facturen goed bewaren omdat deze dienen als onderbouwing van de vaste vergoeding.

Ook is het belangrijk om een kostenspecificatie te maken. Hierbij moet de aard van de kosten en de hoogte van de bedragen duidelijk worden gemaakt. Voer je een kostenonderzoek naar behoren uit? Dan is het mogelijk om een belastingvrije vergoeding aan je werknemers uit te betalen. Heb je in het verleden al eens kostenonderzoek gedaan en is de situatie ongewijzigd? Dan hoef je niet nog eens een onderzoek te doen.

Gaat het om kosten die zijn gemaakt vóór de overgang naar de werkkostenregeling? Ook dan is een nieuw onderzoek niet nodig, mits de omstandigheden onveranderd zijn gebleven.

Vind je het lastig om een onbelaste, vaste kostenvergoeding voor je werknemers op te zetten? Ik help je graag met het uitvoeren van een kostenonderzoek. Neem contact met me op voor meer informatie en om de mogelijkheden te bekijken.

Groetjes, Maura