Het onbelast vergoeden van zakelijke maaltijden: wat zijn de regels?

Zakelijke maaltijden kun je als werkgever onder de werkkostenregeling vergoeden of verstrekken aan je werknemers. Maar wanneer is een maaltijd precies zakelijk? Dat hangt af van de plek waar de maaltijd wordt geconsumeerd, de gelegenheid en de zakelijkheid van de maaltijd.

Zakelijke maaltijden

Wanneer een maaltijd meer dan 10% zakelijk is ingericht kunnen we spreken van een zakelijke maaltijd. Bij een aantal zaken is dit vrij eenvoudig te verklaren. Bij andere is dit wat minder eenvoudig. Ik bespreek hieronder de meest voorkomende situaties.

Maaltijden in de bedrijfskantines en tijdens een personeelsfeest vallen niet onder een zakelijke maaltijd en kun je tot loon rekenen. Tip: wanneer je dit loon als eindheffingsloon rekent komt het ten laste van de vrije ruimte.

Je kunt als werkgever de kosten die zijn gemaakt voor de zakelijke maaltijd onbelast vergoeden. Je kunt er ook voor kiezen om de norm aan te houden voor maaltijden in bedrijfskantines. Dit is € 3,35 en mag overal buiten de bedrijfskantine worden gespendeerd aan maaltijden.

Werknemer kan niet thuis eten

Als je werknemer tussen 17:00 en 20:00 uur niet thuis kan eten omwille van werkzaamheden, spreken we van een zakelijke maaltijd. Je werknemer is in dit geval namelijk genoodzaakt om op het werk te eten en hier kosten voor te maken.

Ook wanneer je werknemer onverwachts moet overwerken – bijvoorbeeld omdat er veel werk ligt – of wanneer hij moet werken tijdens koopavonden, spreken we van een zakelijke maaltijd. Ook in deze situatie is je werknemer genoodzaakt om op het werk te eten en hier kosten voor te moeten maken.

Onderdeel van tijdelijke verblijfkosten

Is de maaltijd onderdeel van tijdelijke verblijfkosten? Dan is de maaltijd zakelijk en kun je als werkgever de maaltijd onder de werkkostenregeling vergoeden of verstrekken. Denk bij tijdelijke verblijfskosten aan:

• Een lunch of diner buiten de deur tijdens een bespreking met een klant;
• maaltijden die onderweg of tijdens dienstreizen genuttigd worden;
• maaltijden die je tijdens werkzaamheden nuttigt en die niet op de vaste locatie plaatsvinden;
• maaltijden tijdens de reizen van vertegenwoordigers en accountants. Dit zijn mobiele en ambulante werknemers.

Tijdens studiedagen of beursbezoeken

Zijn er kosten gemaakt tijdens studiedagen of beursbezoeken? Ook dit zijn zakelijke maaltijden en kun je aan je werknemer onbelast verstrekken of vergoeden.

Therapeutisch mee-eten

Ook therapeutisch mee-eten door werknemers in de gezondheids- of welzijnszorg behoort tot de zakelijke maaltijden. De voorwaarde is dan wel dat er sprake is van een verplichting die beschreven staat in de arbeidsovereenkomst of een publiekrechtelijke regeling.

Er is dus een aantal situaties waarin je de mogelijkheid hebt om een maaltijd van je werknemer te verstrekken of te vergoeden. Heb je vragen over het vergoeden van zakelijke maaltijden, dan kun je altijd bij mij terecht door contact op te nemen.

Groet, Maura