Bedrijfsadministratie: de btw-verplichtingen

Bij het runnen van een eigen bedrijf hoort ook het opzetten en bijhouden van een administratie.
Voor de meeste mensen is dit het minst leuke onderdeel van ondernemen, maar het is wel noodzakelijk aangezien het wettelijk verplicht is en de Belastingdienst dit controleert. Uiteraard heeft het correct bijhouden van een administratie ook veel voordelen: het helpt onder andere om op tijd nieuwe ontwikkelen te voorzien, waardoor je hierop in kunt spelen en op het juiste moment de juiste beslissingen kunt nemen. Met een correcte administratie leg je vast wat er in je onderneming gebeurt en houd je het overzicht. De Belastingdienst kijkt vooral naar de btw. Maar welke btw-verplichtingen gelden er nou eigenlijk voor een bedrijfsadministratie? In deze blogpost leg ik het je uit.

Bij te houden overzichten

Uit de administratie van je onderneming moet duidelijk blijken hoeveel btw je moet betalen. In de praktijk betekent dit dat je per tijdvak de volgende zaken bij dient te houden:

• Facturen die je zelf uitschrijft
• Facturen die je moet betalen
• Uitgaven
• Ontvangsten
• Privégebruik van goederen in diensten

Wanneer je zaken met het buitenland doet, heb je extra administratieve verplichtingen. Als je in gebruikte goederen, kunst, antiek of voorwerpen voor verzamelingen handelt, dan kan de margeregeling van toepassing zijn.

Bij te houden factuurgegevens

In een correcte administratie dient nauwkeurig de factuurgegevens bijgehouden te worden. Hierbij wordt onderscheid gemaakt in uitgaande facturen en ontvangen facturen.

Uitgaande facturen

Bij het leveren van goederen of diensten aan andere ondernemers, breng je meestal btw in rekening. Van elke factuur die wordt verstuurd dient een kopie te worden bewaard voor je eigen administratie.

Wanneer je verplicht bent om te factureren, dienen altijd de volgende gegevens op de factuur vermeld te staan:

• Je volledige naam, zoals die bij de Kamer van Koophandel is geregistreerd, en de naam van je afnemer.
• Je volledige adres en dat van je afnemer.
• Je btw-identificatienummer (het nummer met ‘NL’ ervoor).
• Je KVK-nummer.
• De factuurdatum (de datum waarop de factuur is uitgereikt).
• Het factuurnummer (gebruik opeenvolgende nummers. Elke factuurnummer mag maar 1 keer voorkomen).
• In het geval van goederen: wat voor goederen je levert en hoeveel.
• In het geval van diensten: wat voor diensten je levert en de omvang hiervan.
• De datum waarop de goederen of de diensten zijn geleverd, of de datum van vooruitbetaling.
• Het bedrag, exclusief btw.
• Het btw-tarief dat van toepassing is op de geleverde goederen of dienst.
• Het btw-bedrag.

Ontvangen facturen

Als je recht hebt op btw-aftrek, mag je de btw die jouw leveranciers aan jou hebben berekend, in jouw aangifte omzetbelasting aftrekken van de btw die je over jouw omzet betaalt. Je dient echter wel aan te kunnen tonen hoeveel btw jouw leveranciers aan jou hebben berekend. Daarom dien je de facturen die je ontvangt te bewaren en leg je in je administratie de volgende gegevens van de ontvangen facturen vast:

• De datum van de factuur.
• Het factuurnummer.
• De naam en het adres van de leverancier.
• Het btw-identificatienummer van de leverancier.
• Een duidelijke omschrijving van de goederen of diensten die zijn geleverd.
• De prijs exclusief btw, uitgesplitst naar btw-tarief.
• Het btw-bedrag, uitgesplitst naar btw-tarief.

In sommige gevallen gelden er andere eisen voor een factuur. Bijvoorbeeld wanneer het factuurbedrag €100 of lager is (inclusief btw). In dat geval hoef je minder gegevens te vermelden. Wanneer je zaken met het buitenland doet, moest je juist extra gegevens vermelden. Mocht je nog vragen hebben over het bijhouden van je administratie en de bijbehorende btw-verplichtingen, óf wil je je administratie graag uit laten besteden, neem dan contact met mij op. Ik help je graag!

Groet,
Maura